Privacybeleid

Versie 2.0, oktober 2026.

Contactgegevens:

WTC De Wringers vzw, met maatschappelijke zetel te 3680 Maaseik, Grotlaan 75, met ondernemingsnummer 0473.892.906 en met e-mail: info@oeterdalbikeweekend.be
(hierna genoemd ‘De Wringers’ en/of ‘Wij’), is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wij respecteren uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
We vinden jouw privacy erg belangrijk en zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die je met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten we graag toe hoe we dat doen. Heb je hier vragen over, dan helpen we je graag via bovenstaande contactgegevens.

Interne Verantwoordelijke voor de gegevensbescherming:

Jasper Riepen, die kan gecontacteerd worden per post op Grotlaan 75, 3680 Neeroeteren (België) en via e-mail op info@oeterdalbikeweekend.be.

Persoonsgegevens die wij verwerken:

WTC De Wringers vzw verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website en/of ons contactformulier en/of omdat u uw gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

naam
e-mailadres
land
noodnummer en club, als je die invult
geboortejaar, bijvoorbeeld voor een kind op de familietocht
naam en e-mailadres van wie je mee inschrijft of een rit cadeau geeft
je inschrijvingen, ook van vorige edities: rit, dag, extra’s (zoals een testfiets), een gift, je antwoord op de schiftingsvraag en je check-in aan de start
als je in 2023 tot 2026 inschreef via Atleta, ons vorige inschrijfplatform: ook de gegevens die je daar gaf, zoals je adres, telefoonnummer, noodnummer, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, taal, team en je keuze of we je mogen mailen
betaalgegevens: bedrag, betaalmethode en status van de betaling (je kaart- of bankgegevens bewaren wij niet, die verwerkt Mollie)
via het contactformulier voor bedrijven: naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer

WTC De Wringers vzw registreert uw persoonlijke gegevens ten einde haar diensten en producten aan u te kunnen leveren. Bij het verzamelen van persoonlijke gegevens via www.oeterdalbikeweekend.be zorgen wij ervoor dat dit altijd gebeurt met uw uitdrukkelijke toestemming, zodat u precies weet welke informatie wordt verzameld en waarom.

Waarvoor worden mijn gegevens gebruikt?

Het afhandelen van je inschrijving: je ticket met QR-code, de mails over je rit en de check-in aan de start
Het afhandelen van uw betaling
Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is
Als je de schiftingsvraag beantwoordt: om de prijzen toe te kennen en de winnaars te mailen
Als u zich op onze nieuwsbrief hebt geabonneerd en hiermee hebt ingestemd, gebruiken wij uw gegevens ook voor marketingdoeleinden en wedstrijden. Dat doe je door het vakje ‘Stuur me ook de nieuwsbrief van OBW.’ aan te vinken; het staat nooit vooraf aangevinkt. Uitschrijven kan altijd met één klik, via de link onderaan onze mails.
Uw informatie kan ook worden gebruikt in verband met een vermoeden van fraude, en het onderzoek hiernaar.
Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die verwerkt worden

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.

Tevens verzamelen wij geen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over religieuze overtuigingen, politieke opvattingen, etnische afkomst, gezondheid of seksuele gerichtheid.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren:

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Delen van persoonsgegevens met derden:

Wij delen jouw persoonsgegevens met businesspartners en derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Verder zullen wij jouw persoonsgegevens slechts met derden delen met jouw nadrukkelijke toestemming hiervoor.

Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, (zoals onze host en webbeheerder) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging te garanderen en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te bewaken. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Voor deze website zijn dat de volgende verwerkers:

Vercel, voor de hosting van de website;
Supabase, voor de database met de inschrijvingen (in de EU);
Mollie, voor de online betalingen (Bancontact, iDEAL | Wero, Apple Pay, Google Pay en kaart);
Resend, voor het versturen van onze e-mails;
Cloudflare Turnstile, voor de bescherming van onze formulieren tegen spam en robots.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar ons op ons adres Grotlaan 75, 3680 Neeroeteren (België) of op het e-mailadres info@oeterdalbikeweekend.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

We willen je erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen:

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@oeterdalbikeweekend.be. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij u graag door naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. De klant kan altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

We hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

We versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
Toegang tot persoonsgegevens is ingeperkt en wordt actief gemonitord.
Het beheer van de website is alleen toegankelijk na aanmelden in twee stappen (wachtwoord of inloglink, daarna een code). Vrijwilligers zien alleen afgeschermde gegevens.
Al onze medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met jouw gegevens.
Als wij jouw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken wij altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector;
Wij hebben de nodige veiligheidsmaatregelen ingevoerd om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van informatie die wij ontvangen op onze site;
Op de pagina waar u persoonsgegevens verstrekt wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding.
Wachtwoorden worden altijd gehasht opgeslagen.
Wij slaan zo min mogelijk gegevens van klanten op en zorgen ervoor dat er in onze database helemaal geen bijzonder gevoelige persoonsgegevens worden bewaard, tenzij dit niet anders kan.
Het verzenden van persoonsgegevens per e-mail gebeurt via een beveiligde verbinding.
Wij nemen maatregelen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking ervan (zoals aanvallen) tegen te gaan.
Alle systemen waarin (gevoelige) persoonsgegevens worden verwerkt, zijn voorzien van antivirussoftware en de laatste beveiliging gerelateerde patches van alle andere belangrijke software, zoals uitgegeven door de leveranciers van deze software.

Behalve voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden vermeld, kunnen we ook persoonsgegevens delen met onze vertrouwde externe leveranciers, die mogelijk in andere rechtsgebieden over de hele wereld zijn gevestigd. Dit kunnen we doen voor de volgende doeleinden: het hosten en beheren van onze website en het versturen van onze e-mails.

Cookies

Onze website gebruikt alleen de cookies die hieronder staan. We gebruiken geen Google Analytics, geen advertentiecookies en geen cookies van derden om uw surfgedrag te volgen.

Een cookie is een klein stukje informatie dat een website aan uw apparaat geeft wanneer u een website bekijkt. Cookies zijn erg nuttig en kunnen voor veel verschillende doeleinden worden gebruikt. Zo kunnen ze u helpen door u efficiënt van pagina naar pagina te laten navigeren, door bepaalde functies automatisch te activeren, door uw voorkeuren te onthouden en door de interactie tussen u en onze services sneller en gemakkelijker te laten verlopen.

De website maakt gebruik van de volgende cookies:

‘obw_order’ onthoudt op uw apparaat welke inschrijving u net maakte, zodat u op de pagina Bedankt uw tickets ziet. Deze cookie blijft 30 dagen bewaard.
‘obw_mijn’ wordt gezet als u Mijn OBW opent met de link uit uw mail, zodat u uw inschrijving kunt wijzigen. Deze cookie blijft 2 uur bewaard.
‘obw_bron’ onthoudt 30 dagen via welke link van ons (bijvoorbeeld in een bericht op sociale media, een mail of een advertentie) u op de website kwam. Schrijft u in, dan bewaren we die link bij uw inschrijving, zodat we weten welke kanalen werken.
‘obw_beheer’ houdt medewerkers en vrijwilligers van de club aangemeld in het beheer van de website, maximaal 12 uur. Deze cookie krijgt alleen wie in het beheer werkt.
‘obw_demo_nu’ bestaat alleen op de testversie van de website, waar een tester er een demodatum mee kiest. Deze cookie blijft 7 dagen bewaard.

Op onze formulieren controleert Cloudflare Turnstile of u geen robot bent. Cloudflare kan daarvoor eigen technische gegevens of cookies gebruiken. Wanneer u online betaalt, gaat u naar de betaalpagina van Mollie; daar gelden de regels van Mollie. Tijdens het inschrijven bewaart uw browser uw keuzes ook tijdelijk op uw apparaat, bijvoorbeeld terwijl u bij uw bank betaalt. Die gegevens blijven op uw apparaat.

Onze cookies voor bezoekers bevatten geen informatie aan de hand waarvan uw persoonlijke identiteit kan worden vastgesteld, maar de persoonsgegevens die we van u opslaan, kunnen wel door ons worden gekoppeld aan de informatie die staat opgeslagen in en die is verkregen door cookies. U kunt de cookies verwijderen door de instructies van uw apparaat voorkeuren te volgen, maar als u ervoor kiest om cookies uit te schakelen, kan het gebeuren dat bepaalde functies op onze website niet goed werken en kan uw ervaring online beperkt zijn.

Verzameling van informatie door derden

Ons beleid gaat uitsluitend over het gebruik en de openbaarmaking van informatie die we van u verzamelen. Als u uw gegevens aan andere partijen of op andere websites op het internet vrijgeeft, kunnen er andere regels van toepassing zijn op hun gebruik of openbaarmaking van de informatie die u aan hen hebt verstrekt. Daarom moedigen wij u aan om de algemene voorwaarden door te lezen van alle externe partijen waaraan u informatie verstrekt.

Wijzigingen in het privacy- en cookiebeleid

Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. We raden je daarom ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen we ervoor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Wij willen u er tevens op wijzen dat u in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Geschillenregeling

Onze privacyverklaring en ons privacybeleid worden beheerst door het Belgische recht.

Ieder geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van voorliggende privacyverklaring zal onderworpen worden aan het Belgische recht en behoort tot de exclusieve bevoegdheid van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Tongeren.